Tip del Contratista: Trabajar en el Negocio en vez de para el negocio

Hace un par de semanas, mi hijastro Nathan y yo estábamos cenando en mi porche trasero. Como muchas noches de antes, el estaba más enfocado en el trabajo que en la comida. El había comprado el restaurant-bar de la familia de mi esposa, tiene alrededor de 30 empleados y ha estado haciendo un gran trabajo haciendo cambios y creciendo el negocio.

Pero manejar un negocio puede ser estresante. Antes que Nathan siquiera terminara de comer, estaba trabajando en papeleo y contando efectivo de las ventas del día. Se notaba en su voz y lenguaje corporal que estaba estresado al máximo.

Manejar un negocio no todo el tiempo tiene que ser estresante. De hecho, la mayoría del estrés es provocado por el propio gerente. Eso es porque la mayoría de los gerentes trabajan para el negocio en vez de en el negocio.

Le dije a Nathan que yo tengo cinco empresas con mas de 250 empleados, y menos estrés y papeleo que él por las noches. “Eso es porque no tengo a gente que haga el trabajo por mí como tú”, me contestó.

Le dije que él estaba ahí por el dinero y que esa es la razón por la que tiene que trabajar tantas horas por la noche y soportar tanto estrés todos los días. Le expliqué que la razón por la que yo no tengo todo ese estrés es porque yo no trabajo para mis negocios, yo trabajo en ellos. Lo que el está haciendo todas las noches al hacer todo el trabajo por su cuenta, en vez de delegarlo, es trabajar para el negocio.

El me explicó que no confía en nadie para contar el dinero cada noche, lo cual es un gran trabajo cuando se procesan tantas órdenes y se genera mucho efectivo cada día. Le informé que, si no se confía en la gente, ellos no confiarán en ti. Se necesita manejar el proceso implementando sistemas de rastreo que no permitan que la gente engañe al sistema, después, dejarlos hacer el trabajo.

 “Entonces, ¿qué crees que debería estar haciendo cada día?”, me preguntó. “Besar bebés y dar la mano”, le contesté.

Por supuesto que el quería saber exactamente como trabajar en el negocio en vez trabajar para el negocio mientras da la mano y besar bebés.

Éstas son las recomendaciones que le di:

• Hacer una lista de prioridades que necesitan hacerse cada día;

• Enumerar la lista con las tareas más importantes primero;

• Configurar sistemas para manejar a los procesos y al personal; y

• Delegar, delegar, ¡delegar!

Él me pidió mas detalles.

Hacer una lista de prioridades antes de comenzar el día te ayudará a organizar tus pensamientos y permanecer enfocado en lo más importante. Después, a medida de lo posible, evitar cosas y personas que te distraigan de lograr tus metas del día. Yo tengo un letrero en mi oficina que dice: “Favor de no molestar entre 7 am y 10 am, a menos que sea muy importante. Estaré disponible después de las 10 am”. De esta manera durante ese tiempo me puedo enfocar en las tareas más importantes.

Enumerar la lista por orden de importancia asegurará que cada día cumplas con las tareas más importantes primero. Asimismo, siempre hay que mover las tareas más difíciles (como disciplinar a un empleado) a la cabeza de la lista. Una vez que se haya completado la tarea más difícil, el resto del día será muy sencillo.

Configurar sistemas para manejar gente y procesos en vez de sólo tratar de manejar gente. Le sugerí a Nathan implementar un sistema que mida cuanta comida y alcohol se consume cada día y cada noche. Después, lo único que tiene que hacer es asegurarse de que el dinero contado al final del día concuerde con el consumo con los márgenes adecuados.

La verdad es que no se puede manejar gente, pero se pueden manejar sistemas. Desarrollar un organigrama que describa las tareas por las cuales cada quien es responsable cada día y exactamente con quien se reporta cada persona. Si todos se van a reportar contigo, lo cual están haciendo actualmente en el restaurant de Nathan, tendrás problemas operativos que obstaculizarán el crecimiento del negocio y que aumentarán el nivel de estrés.

Delegar, Delegar, ¡Delegar! Todas las tareas repetitivas se deben delegar. Algunos ejemplos incluyen contestar el teléfono, clasificar el correo conforme va llegando, ordenar suministros, limpiar el restaurant, podar el pasto, agendar a los empleados, y -adivinaste- cotejar recibos y tarjetas de crédito, contar efectivo y balancear los libros del día, semana o mes.

A las personas se les da poder al asignarles tareas y al dejarlos hacerlas por sí mismos. Cuando se le asigna responsabilidades a los empleados y la libertad de manejarlas, ellos sabrán que se les tiene confianza. Esto los emociona respecto a su labor y harán un mucho mejor trabajo en el proceso.

 “Okay, estoy empezando a entender”, dijo Nathan. “Pero, ¿a que te refieres cuando dices: “saludar y besar bebés?”. Así es como te das cuenta de lo que sucede en tu empresa para saber que cambios hacer.

Se necesita tener a la gente haciendo el trabajo mientras tu caminas preguntando a los proveedores, empleados y clientes que se puede hacer para mejorar operaciones. Ellos tienen todas las respuestas. Una vez que se obtengan las repuestas, se desarrollan sistemas basados en lo que ellos hayan recomendado hacer.

Recuerden que, si son el dueño o gerente en su empresa y están estresados, es su culpa por estar trabajando para el negocio en vez de estar trabajando en el negocio.

Ahora Nathan tiene juntas y está configurando sistemas para manejar a su gente. Pronto tendrá a la gente adecuada y los sistemas implementados para manejar el negocio. Una vez que lo haga, la cena en mi porche trasero ser libre de estrés para Nathan.

BIO

Damian Lang es CEO de Lang Masonry Contractors, Wolf Creek Construction, Buckeye Construction and Restoration, Malta Dynamics Safety Company y EZG Manufacturing. Para ver los productos y equipo de sus empresas, credos para hacer los sitios de trabajo más seguros y eficientes, favor de visitar ezgmfg.com o maltadynamics.com. Para recibir su boletín electrónico gratuito o para hablar con Damian sobre sus productos o sistemas de administración, mandar un correo electrónico a dlang@watertownenterprises.com o llamar al 740-749-3512